Så beräknar du bruttomarginal i en butik

Varför bruttomarginal är viktigt i en butik

Bruttomarginalen är det som är kvar av försäljningen efter att varukostnaden för de sålda varorna dragits av. Den ska täcka butikens övriga kostnader – hyra, personal, el, marknadsföring, kort- och kassaavgifter, avskrivningar – och därefter lämna vinst. Är marginalen för liten räcker den inte till hyran, hur hög omsättningen än är.

Marginalen länkar ihop inköpssidan och säljsidan. Inköpspriset du förhandlar fram hos leverantören och priset du sätter i butiken bestämmer tillsammans utfallet, och en förändring i någon av dem slår direkt på marginalen. Därför är siffran användbar som beslutsunderlag: innan du byter leverantör, ändrar sortiment eller sätter kampanjpris kan du räkna ut vad förändringen gör med marginalen, i stället för att upptäcka den först i årsbokslutet.

Marginalen förändras löpande under året av prisjusteringar, ändrad sortimentsmix, svinn och nya inköpspriser. Därför är det vanligt att följa den per månad och jämföra månad mot månad – en sjunkande marginal med oförändrad försäljning pekar oftast på stigande inköpspriser, ökad andel lågmarginalvaror eller ökat svinn.

Bruttomarginalen visar inte butikens lönsamhet, eftersom hyra, löner och andra rörelsekostnader kommer efter, och inte volymen. En hög marginal på en vara som säljer i få exemplar ger mindre pengar i kassan än en låg marginal på en storsäljare.

Intäkter och varukostnader – håll isär dem

Försäljningsintäkten i bokföringen redovisas exklusive moms, eftersom momsen är en skuld till staten och inte en intäkt för butiken. Rabatter du ger kunden, returer och krediteringar minskar intäkten – nettobeloppet är det som ska in i beräkningen, inte bruttosumman på kvittot.

Direkta varukostnader är inköpspriset för de varor som faktiskt sålts under perioden. Hemtransport och frakt in på varorna hör också hit, medan rabatter och bonusar från leverantören minskar posten. Varukostnaden är inte samma sak som periodens inköp: skillnaden ligger i lagret. Sambandet är ingående lager plus inköp minus utgående lager lika med varukostnaden för perioden. Köper du in mer än du säljer ökar lagret, och då blir varukostnaden lägre än inköpen.

Hyra, löner och arbetsgivaravgifter, el, marknadsföring, försäkringar, kassa- och kortavgifter samt avskrivningar på inventarier hör inte till varukostnaden. De dras av först efter bruttomarginalen. Blandas de in i varukostnaden blir siffran missvisande och går inte att jämföra mellan perioder.

Svinn, kassation och varor som tas ut för eget bruk är också varukostnad – varorna har köpts in men aldrig sålts. Hanteras de utanför varukostnaden, till exempel på ett separat konto som lämnas utanför beräkningen, ser bruttomarginalen bättre ut än verkligheten.

Skilj på påslag och marginal. Påslag räknas på varukostnaden, marginal räknas på försäljningspriset. Ett påslag på 100 procent ger 50 procents bruttomarginal, och ju lägre påslaget är, desto större blir skillnaden mellan de två talen. Att blanda ihop dem är ett vanligt skäl till att priser sätts för lågt.

Så beräknar du bruttomarginalen

Bruttomarginalen i kronor räknas ut som försäljning exklusive moms minus varukostnad. Beloppet visar hur mycket pengar som finns kvar att betala butikens rörelsekostnader med.

I procent uttrycks samma sak som försäljning minus varukostnad, delat med försäljningen, gånger 100. En butik med 500 000 kronor i försäljning och 300 000 kronor i varukostnad har 200 000 kronor i bruttomarginal, vilket motsvarar 40 procent.

Båda talen behövs. Kronmarginalen är avgörande när volymerna förändras, eftersom det är kronorna som betalar räkningarna; en butik kan ha 60 procents marginal och ändå gå back om omsättningen är för liten. Procenttalet gör däremot perioder, avdelningar och butiker jämförbara och avslöjar om marginalen urholkas över tid.

Om du utgår från påslaget i stället för försäljningen kan marginalen räknas om med formeln påslag delat med 100 plus påslaget, gånger 100. Påslag 50 procent ger 33 procents marginal, påslag 100 procent ger 50 procent.

Räkneexempel för en butik

Anta en butik med följande siffror för en månad, alla belopp exklusive moms: försäljning 500 000 kronor, ingående lager 120 000 kronor, inköp under månaden 330 000 kronor inklusive 10 000 kronor i frakt in på varorna, och utgående lager 150 000 kronor.

Steg 1: summera försäljningen exklusive moms till 500 000 kronor. Steg 2: räkna fram varukostnaden, det vill säga ingående lager 120 000 plus inköp 330 000 minus utgående lager 150 000, vilket ger 300 000 kronor. Steg 3: dra varukostnaden från försäljningen – 500 000 minus 300 000 ger 200 000 kronor i bruttomarginal. Steg 4: räkna om till procent genom att dela 200 000 med 500 000, vilket blir 0,40, alltså 40 procent.

Samma siffror per artikel: en vara med säljpris 500 kronor exklusive moms och varukostnad 300 kronor ger 200 kronor i marginal, 40 procent. Ger du 20 procents rabatt sjunker säljpriset till 400 kronor medan varukostnaden står kvar på 300 kronor – marginalen faller till 100 kronor, 25 procent. Rabatten halverar alltså marginalen i kronor.

Om leverantören i stället höjer inköpspriset till 350 kronor och butikspriset ligger kvar på 500 kronor, blir marginalen 150 kronor, 30 procent. Det visar varför prisförhandling och prissättning måste ses tillsammans: en prishöjning på inköpssidan kräver antingen ett högre utpris, en billigare vara i sortimentet eller en lägre kostnadsbas någon annanstans.

Följ upp marginalen i bokföring och bokslut

Under året hämtas försäljningen från försäljningskontona och inköpen från inköpskontona i den löpande bokföringen. Varukostnaden blir dock korrekt först när lagret är känt, eftersom det är lagerförändringen som skiljer inköp från kostnad för sålda varor. Följer du marginalen månadsvis behöver du därför en lageruppgift, till exempel från en inventering eller ett lagerbokföringssystem, inte bara kontoutdraget.

Vid räkenskapsårets slut ger inventeringen utgående lager, och det värdet är det som ligger till grund för varukostnaden i resultaträkningen. En avstämning mot bokföringen är ett enkelt kontrollsteg: räkna fram bruttomarginalen från försäljnings- och varukostnadskontona och jämför med den marginal du fått fram ur kassa- och lageruppgifter. Differenser pekar vanligen på felbokförd försäljning, inköp som bokförts på fel konto, ej registrerat svinn eller en lageravvikelse.

Enskilda näringsidkare kan upprätta ett förenklat årsbokslut. Bokföringsnämnden (BFN) har i en vägledning samlat de redovisningsregler som gäller för enskilda näringsidkare som upprättar ett förenklat årsbokslut.

Skatteverket ger vägledning om bokföring, bokslut och deklaration i publikationen Bokföring, bokslut och deklaration (SKV 282). Där framgår bland annat att vilka utgifter som skattemässigt får dras av beror på vad verksamheten kräver, och att mer detaljerade regler finns på skatteverket.se.